Većina direktora u mikro i malom poduzetništvu kraj godine ne doživljava kao vrijeme planiranja, nego kao pokušaj da zatvori što više otvorenih stvari prije nego godina formalno završi. Odluke se gomilaju, rješavaju se posljednje stvari koje poslovanje traži da se riješi, a nova godina uvijek dolazi kao da je netko ubrzao sat i vrijeme.
U takvom stanju planiranje se često odgađa uz rečenicu “sad ne stignem”, iako je upravo planiranje izuzetno bitno kako će izgledati iduća godina. Neki rješavaju samo hitno i bitno do kraja godine te svjesno ostavljaju planiranje za kasnije i planiraju da „će planirati” kada godina krene. Drugi planiranje izbjegavaju jer su preplavljeni obvezama i nemaju osjećaj kontrole ili jer im se čini da plan ionako ne vrijedi u stvarnim uvjetima. Problem nije u tome što oni ne žele planirati, nego što planiranje doživljavaju kao još jednu obvezu, a ne kao alat za rasterećenje.
Kod onih koji čak i planiraju, najčešća pogreška je fokus isključivo na obveze. Raspoređuju se sastanci, rokovi i zadaci, ali se ne donose odluke o načinu rada, odluke o odmoru, rastu, skaliranju i nagradama koje donosi sama činjenica biti poduzetnikom. Zbog toga direktor koji planira samo mjesec po mjesec zapravo ostaje u operativi. Takvo planiranje ne mijenja činjenicu da se sve važne odluke i dalje slijevaju na jednu osobu. Zato se već u siječnju i veljači vraća isti osjećaj pritiska, samo s novim datumima u kalendaru.
Konkretno planiranje za direktora počinje vrlo jednostavno, ali za mnoge neugodno – potpunim suočavanjem s realnošću. Prije bilo kakvog planiranja nove godine potrebno je na jedno mjesto izvući sve otvorene obveze i projekte koji još vise u zraku. Ne samo velike stvari, nego i sitnice koje se stalno provlače kroz dane. Tu spada sve što troši vrijeme i mentalni kapacitet, uključujući privatne obveze, jer i one direktno utječu na to koliko realnog prostora postoji za posao. Plan koji ignorira privatne obveze nikad nije izvediv i uvijek završava osjećajem kaosa.
Nakon toga slijedi provjera onoga što se najlakše previdi. Rutinski zadaci, stalni sastanci, dostupnost zaposlenicima, komunikacija s klijentima, administracija i donošenje brzih odluka tijekom dana. Sve su to stvari koje uzimaju vrijeme, ali ih rijetko eksplicitno uračunavamo u plan. Kada se one ne uzmu u obzir, plan izgleda dobro na papiru, ali se u praksi raspada već u prvom tjednu jer jednostavno nema dovoljno operativnih sati u danu.
Tek kada su jasni prioriteti, svjesno odgođene stvari i realan kapacitet, ima smisla raspoređivati obveze. I to ne po danima, nego po tjednima. Mjesečno planiranje po danima rijetko funkcionira jer nosi previše nepredvidivih situacija. Tjedni okvir daje dovoljno strukture, ali i dovoljno fleksibilnosti da plan ostane alat, a ne izvor frustracije. Detaljno dnevno planiranje ima smisla tek kada postoji jasna tjedna slika. Kod tjednog planiranja ključno je biti realan oko broja operativnih sati koji su stvarno dostupni. Radni dan direktora nije prazan prostor. Sastanci, ljudi, klijenti i privatne obveze već zauzimaju dobar dio vremena.
Planiranje početka godine za direktora je pitanje realnih odluka i stvaranja jasnoće u poslovanju. Kada se taj dio napravi kako treba, plan prestaje biti popis obveza i postaje sredstvo koje vraća kontrolu i sprječava da se ista priča ponovi već u siječnju i veljači.
